Company Description

Air Charter Service wurde 1990 im Keller des Hauses unseres Vorsitzenden gegründet und beschäftigt heute über 500 Mitarbeiter an 27 Standorten auf sechs Kontinenten. Wir sind nicht nur der weltweit größte Charteranbieter, sondern auch eine echte Charterfamilie – verbunden durch die Werte, auf denen unser Unternehmen gegründet wurde und die auch heute noch im Mittelpunkt unseres Handelns stehen.

Unser Time Critical-Team ist rund um die Uhr weltweit im Einsatz – für unsere Kunden und alle ACS-Niederlassungen. Ob ein dringend benötigtes Ersatzteil in der Automobilproduktion fehlt, ein medizinischer Notfall einen Transplantattransport erfordert oder ein VIP-Kunde exklusive Concierge-Unterstützung benötigt: ACS Time Critical findet die richtige Lösung – schnell, zuverlässig und effizient.

Wir haben eine spannende Stelle zu besetzen und suchen einen zuverlässigen und detailorientierten Office Administrator für unser Team. In dieser zentralen Position sind Sie das Herzstück unseres Betriebs und sorgen für einen reibungslosen und effizienten Ablauf in unserem Büro. Gleichzeitig unterstützen Sie ein Team, das sich dafür einsetzt, unseren Kunden schnelle und hochwertige Dienstleistungen zu bieten.

Job Description

Die Aufgaben umfassen unter anderem, sind jedoch nicht beschränkt auf:

• Erfassung und Pflege von Aufträgen in unserer internen Buchungs- und Transportsoftware
• Prüfung und Zuordnung von Eingangsrechnungen unserer Supplier (Kuriere, Airlines, Handling Agents etc.)
• Abstimmung mit der Buchhaltungsabteilung in London zur ordnungsgemäßen Rechnungsfreigabe und termingerechten Bezahlung
• Bearbeitung und Beantwortung von Rückfragen und Klärfällen mit unseren Lieferanten (z. B. bei Abweichungen oder fehlenden Informationen)
• Nachverfolgung fehlender Lieferantenrechnungen und Pflege entsprechender Übersichten
• Unterstützung bei Monatsabschlüssen, z. B. durch Aufbereitung buchungsrelevanter Daten
• Unterstützung des operativen Teams (z. B. Tracking von Aufträgen, buchen von Flugtickets, Hotels etc.)
• Pflege und Aktualisierung von Lieferanten- und Kundenstammdaten
• Archivierung und Ablage von auftragsbezogenen Dokumenten
• Unterstützung bei der Einhaltung interner Compliance- und Qualitätsrichtlinien
• Kommunikation in deutscher und englischer Sprache, auch im internationalen Umfeld (z. B. mit Londoner Zentrale)

Additional Information

Was wir bieten:

• 28 Urlaubstage, die mit der Betriebszugehörigkeit steigen
• Karrierechancen
• Jährliche Sommer- und Weihnachtsfeiern
• Ein freundliches, unterhaltsames und spannendes Arbeitsumfeld
• Arbeit bei einem globalen Akteur und führenden Anbieter von Luftcharterflügen

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Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung z. B. als Speditionskaufmann/-frau, Industriekaufmann/-frau, Bürokaufmann/-frau oder vergleichbare Ausbildung.
• Erfahrung im Bereich Logistik, Transport oder Buchhaltung
• Kenntnisse in der Auftragsbearbeitung, Rechnungsprüfung und Lieferantenkommunikation
• Idealerweise Erfahrung mit internationalen Lieferketten (Airlines, Kuriere etc.)
• Erfahrung mit Buchhaltungsprozessen
• Grundverständnis von Rechnungsfreigabe, Kontierung und Monatsabschluss
• Sicherer Umgang mit Software
• Gute MS Excel-Kenntnisse (z. B. für Übersichten, Datenpflege)
• Deutsch: verhandlungssicher in Wort und Schrift
• Englisch: sehr gute Kenntnisse, besonders im schriftlichen und geschäftlichen Kontext (für Kommunikation mit der Zentrale in London und internationalen Partnern)
• Sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise
• Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Teamfähigkeit (enge Zusammenarbeit mit operativem Team und Buchhaltung)
• Kommunikationsstärke (besonders im Umgang mit Lieferanten und im internationalen Kontext)
• Eigeninitiative und Problemlösungskompetenz (bei Klärfällen oder fehlenden Dokumenten)
• Organisationstalent (für Nachverfolgung, Ablage und Datenpflege)